Fagansvarlig for dokumentforvaltning Nasjonalbiblioteket
Om stillingen
Om stillingen: Avdeling Økonomi og personal er for tiden inne i en omstruktureringsfase. Vi gjennomgår roller, oppgaver og arbeidsfordelinger på nytt. I den sammenheng søker vi nå en nøyaktig, ansvarsbevisst fagansvarlig for dokumentforvaltning. Du vil bli en del av seksjon Administrative tjenester og du vil arbeide i faggruppen Arkiv. Vi som arbeider i denne seksjonen samarbeider med ressurspersoner på tvers av alle avdelinger i virksomheten.
I faggruppen Arkiv er det i dag 4 ansatte og vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform.
Dette ser vi etter hos en ny medarbeider:
Vi søker en medarbeider med solid faglig kompetanse som kan videreutvikle dokumentasjonsforvaltningen i Nasjonalbiblioteket. Rollen krever at man evner å se forbedringsmuligheter, har trygg faglig vurderingsevne og kan bidra til gode arbeidsprosesser på tvers av fagmiljøer.
Vi ser etter en person som:
- identifiserer og driver frem forbedringer i arbeidsprosesser, og bidrar i arbeidet med digital dokumentfangst
- kommuniserer tydelig og bygger gode samarbeidsrelasjoner
- veileder organisasjonen i bruk av digitale verktøy og nye arbeidsformer
- forstår sammenhengen mellom teknologi, lovverk og våre operative behov
Denne kompetansen er viktig for å omsette Nasjonalbibliotekets digitaliseringsarbeid til gode, standardiserte løsninger i dokumentasjonsforvaltningen.
Nøkkelinformasjon
Arbeidsoppgaver
Strategisk utvikling og modernisering
Digitalisering: Bidra i utvikling og forbedring av arkiv- og dokumentasjonsprosesser, med fokus på automatisering, effektivisering og kvalitet
Prosessforbedring: Vurdere og videreutvikle rutiner for arkivdanning som kan forenkle arbeidsprosesser
Nettverksarbeid: Delta i nasjonale fagnettverk og prosjekter innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning
Fagforvaltning og drift
Overordnet fagansvar for planlegging og utvikling av dokumentasjonsforvaltningen
Systemforvaltning av fagsystemet Elements, herunder blant annet kvalitetssikring og daglig drift
Bistå som fagressurs innen håndtering av graderte dokumenter og bidra i sikkerhetsarbeidet.
Gi opplæring, brukerstøtte og faglig veiledning til ledere og medarbeidere.
Faglig ansvar for styrende dokumenter og internkontroll på området
Andre oppgaver etter avtale med leder
Kvalifikasjoner
Dette må du ha for å være kvalifisert:
- Mastergrad innen arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning eller tilsvarende. Ved særlig lang og relevant erfaring, i kombinasjon med relevant bachelorgrad, kan kravet om mastergrad fravikes
- Minimum 5-års arbeidserfaring med dokumentasjonsjonsforvaltning, herunder arkivdanning og bruk av elektroniske sak-/arkivsystemer, helst Elements
- Erfaring med relevante standarder og lovverk for dokumentasjonsforvaltning og arkiv
- God digital kompetanse
- Svært god skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk
Det er også ønskelig med:
- Kunnskap om informasjonssikkerhet, personvern og dokumentsikkerhet
- Erfaring fra offentlig forvaltning
- Erfaring med bruk av M365
Erfaring med prosessforbedring eller endringsarbeid
Andre krav:
Stillingen vil kunne omfatte behandling av sensitive data. Stillingen krever at du tilfredsstiller virksomhetens krav til personellsikkerhet. Disse kravene er tilsvarende kravene til autorisasjon på nivå BEGRENSET.
Personlige egenskaper
Rollen krever en person som arbeider strukturert, samarbeider godt og har god faglig dømmekraft. '
Følgende egenskaper vil være viktige:
- Analytisk tilnærming: Evne til å forstå prosesser, behov og krav i et bredt faglig landskap
- Selvstendighet og gjennomføringsevne: Evne til å følge opp oppgaver, ta faglige beslutninger og fullføre prosesser
- Samarbeid og relasjonsbygging: God evne til samarbeid på tvers av fagområder og organisatoriske nivåer
- Initiativ og forbedringsorientering: Evne til å identifisere forbedringsmuligheter og foreslå praktiske løsninger
- Fleksibel: Du trives med varierte oppgaver og tilpasser deg endringer i arbeidsdagen når det trengs
- Som medarbeider har du høy etisk bevissthet, du kjennetegnes av å være modig og helhetsorientert
- Personlige egenskap vil bli vektlagt
Vi tilbyr
En svært spennende og meningsfull jobb, med gode og dyktige kollegaer
Seniorrådgiver (stillingskode 1364), fra kr 730.000 - 800.000 brutto per år, avhengig av kvalifikasjoner og erfaring.
Høyere lønn kan vurderes ved spesielt kvalifiserte søkere
Mulighet til å påvirke og bidra til utviklingen av fagområdet
Gode kolleger som heier på deg og ønsker deg velkommen inn i fellesskapet
Mulighet for trening i arbeidstiden
Fleksibel arbeidstid
Sentral beliggenhet på Solli plass
Som medlem i Statens pensjonskasse får du ikke bare svært gode pensjons- og forsikringsordninger, men også tilgang til noen av landets mest gunstige låneordninger. Les mer på www.spk.no
Adresse: Henrik Ibsens gate 110, 0255 Oslo, Norge
Kontaktinformasjon
Om arbeidsgiveren
Nasjonalbiblioteket er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om Norge og norske forhold. Med forankring i pliktavleveringsloven samler og bevarer vi det som er publisert i Norge innenfor alle medietyper, som bøker, tidsskrifter, aviser, musikk, film, foto, i kringkasting og på nett. I kraft av samlingen og ved å gjøre den tilgjengelig via digitale tjenester, danner Nasjonalbiblioteket grunnlag for dokumentasjon, forskning og læring, og bidrar til å skape identitet og tilhørighet.
Nasjonalbiblioteket skal bidra til å videreutvikle norske bibliotek som aktive og aktuelle samfunnsinstitusjoner, og har som mål å være et av Europas mest spennende og moderne nasjonalbibliotek.
Vi har ca. 600 ansatte i Oslo og Mo i Rana, og et budsjett på 1 milliard kroner.
Nasjonalbiblioteket ønsker å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og deltar i regjeringens inkluderingsdugnad. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av alder, kjønn, funksjonsevne, etnisk bakgrunn, seksuell legning eller hull i CV. Arbeidsforholdene vil bli lagt til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.
Opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan bli brukt til registreringsformål. Navn på alle søkere kan bli offentliggjort selv om søker har bedt om ikke å bli ført opp på den offisielle søkerlista, jf. Offentleglova § 25. Kopi av attester og vitnemål må vedlegges søknaden, og originaler fremlegges ved intervju.
